Jaarrekening van je bv deponeren bij de KvK: zo doe je het zelf

Elke bv moet haar jaarrekening openbaar maken bij de KvK. Een kleine bv laat daarvan maar een klein deel zien: een micro-bv alleen een korte balans, een kleine bv een verkorte balans met een korte toelichting. Dat kan gratis en zonder accountant in het portaal Zelf Deponeren Jaarrekening van de KvK. De jaarrekening over 2025 moet uiterlijk 31 december 2026 binnen zijn; zijn alle aandeelhouders ook bestuurder, zoals bij een dga met een eigen bv, dan rekent de KvK met 8 november 2026.

Moet mijn bedrijf dit doen?

• Ja, als je een bv hebt. Ook een holding die bijna niets doet moet het, en een nv of coöperatie ook.
• Nee, als je een eenmanszaak, vof of maatschap hebt. Die leveren niets in bij de KvK.
• Deponeren betekent: de KvK zet je jaarrekening in het Handelsregister en iedereen kan hem opvragen. Daarom hoeft een kleine bv maar weinig te laten zien.

Stap 1: hoe groot is je bv?

• Je bv is micro als ze aan minstens twee van deze drie voldoet: de bezittingen op de balans zijn niet meer dan € 450.000 (boekjaar 2025), de omzet is niet meer dan € 900.000 (boekjaar 2025) en er werken gemiddeld minder dan 10 werknemers (boekjaar 2025).
• Is je bv groter, maar haalt ze wel twee van deze drie, dan is ze klein: bezittingen niet meer dan € 7,5 miljoen (boekjaar 2025), omzet niet meer dan € 15 miljoen (boekjaar 2025), gemiddeld minder dan 50 werknemers (boekjaar 2025).
• Het moet twee jaar achter elkaar kloppen. Is je bv nieuw, dan telt de balans aan het eind van het eerste boekjaar.
• Heb je een holding met een werk-bv eronder? Tel dan de cijfers van allebei bij elkaar op.
• Bijna elke bv van één ondernemer is micro.

Stap 2: wat lever je in?

• Micro: alleen een korte balans. Daarop staan de vaste activa (wat je lang gebruikt, zoals een auto of computer), de vlottende activa (zoals geld op de bank en facturen die nog betaald moeten worden), het eigen vermogen, de voorzieningen en de schulden. Bij de schulden zet je apart wat binnen een jaar betaald moet worden en wat later.
• Klein: een verkorte balans met een korte toelichting. Daarin staat onder meer hoe je de bezittingen waardeert, hoeveel mensen er gemiddeld werkten en welke schulden langer dan een jaar lopen.
• Een winst-en-verliesrekening, een bestuursverslag en een verklaring van een accountant hoef je als micro of kleine bv niet in te leveren.
• Voor jezelf maak je wel de hele jaarrekening, met de winst-en-verliesrekening erbij. Die is voor de aandeelhouders. Alleen het korte deel gaat naar de KvK.
• Je mag dezelfde cijfers gebruiken als in je aangifte vennootschapsbelasting (fiscale grondslagen). In het portaal kies je dan het sjabloon Fiscale publicatiestukken, dan staat erbij dat je dat doet.
• Op papier of als pdf opsturen kan niet meer. Het moet digitaal, via het portaal of via software.

Stap 3: de data voor boekjaar 2025

• Loopt je boekjaar gelijk met het kalenderjaar, dan gelden deze data.
• Opmaken: het bestuur maakt de jaarrekening uiterlijk 31 mei 2026. De aandeelhouders mogen dat bij bijzondere omstandigheden met hoogstens vijf maanden verlengen, tot 31 oktober 2026.
• Vaststellen: de aandeelhouders keuren de jaarrekening goed. Binnen acht dagen daarna moet hij bij de KvK zijn.
• Zijn alle aandeelhouders ook bestuurder, zoals bij een dga die alles zelf doet? Dan geldt je handtekening meteen als vaststelling. De KvK rekent dan met uiterlijk 8 november 2026.
• Voor iedereen geldt: uiterlijk 31 december 2026 moet de jaarrekening over 2025 openbaar zijn. Lukt het vaststellen niet op tijd, lever dan de opgemaakte jaarrekening in met de mededeling dat hij nog niet is vastgesteld. De definitieve versie volgt later.
• Te laat deponeren is strafbaar en je kunt er een boete voor krijgen. Gaat je bv later failliet, dan neemt de rechter aan dat je je taak als bestuurder slecht hebt gedaan, en kun je zelf aansprakelijk zijn voor de schulden.

Stap 4: zo deponeer je zelf, zonder accountant

• Ga naar kvk.nl en open Zelf Deponeren Jaarrekening. Inloggen kan met eHerkenning (minimaal niveau 2), met de toegangscode van het Handelsregister, of met een KVK-account en een machtiging.
• Kies je een KVK-account, vraag de machtiging dan op tijd aan. De KvK stuurt een brief met een code naar het adres van je bv. Daarna heb je zes weken om de aanvraag goed te keuren. De machtiging blijft daarna gelden, ook voor volgende jaren.
• Maak een nieuwe jaarrekening aan en kies het sjabloon: Commerciële publicatiestukken, of Fiscale publicatiestukken als je de cijfers van je aangifte vennootschapsbelasting gebruikt.
• Vul het boekjaar in, meestal 1 januari tot en met 31 december 2025, en neem de bedragen van je balans over. Is dit je eerste boekjaar? Zet dan het vinkje voor een startende ondernemer.
• Vul bij Ondertekenen de naam van de bestuurder in. Klik daarna op valideren. Rode meldingen moet je oplossen, gele zijn waarschuwingen.
• Maak de jaarrekening definitief en verstuur hem. Je krijgt meteen een e-mail met een pdf van je jaarrekening. Bewaar het verzendnummer (PI-kenmerk).
• Kijk daarna op kvk.nl bij je bedrijf onder Jaarrekeningen of het boekjaar erbij staat.
• Deponeren kost niets. Een vastgestelde jaarrekening kun je per boekjaar maar één keer inleveren; vind je daarna een fout, dan lever je een gecorrigeerde versie in.

Hoe mijn-bedrijf.ai je helpt

• Met Business staat op de pagina Bv en dividend alles klaar voor een micro-bv: of je bv micro is, de bedragen voor het KVK-portaal met een kopieerknop, de uiterste datum, en twee pdf's: het publicatiestuk en de volledige jaarrekening met de vaststelling erbij.
• De bedragen komen uit dezelfde balans als je aangifte vennootschapsbelasting. Kies daarom in het portaal Fiscale publicatiestukken. Heb je 2025 ingehaald, dan tellen die cijfers ook mee.
• Versturen doe je zelf in het portaal van de KvK; mijn-bedrijf.ai deponeert nog niet voor je. Voor een kleine bv (geen micro) maakt mijn-bedrijf.ai het stuk nog niet.
• Dit is voorlichting, geen belastingadvies.