Je eerste werknemer aannemen: wat komt erbij kijken
Kort gezegd
Je meldt je aan als werkgever bij de Belastingdienst en krijgt een loonheffingennummer. Daarna leg je de arbeidsovereenkomst vast, controleer je de identiteit van je werknemer, regel je een bedrijfsarts of arbodienst, en doe je elke maand of elke vier weken loonaangifte met de loonheffingen die je hebt ingehouden.
Voordat de eerste dag begint
- Meld je aan als werkgever bij de Belastingdienst.Je krijgt een loonheffingennummer; zonder dat nummer kun je geen loonaangifte doen.
- Leg de arbeidsovereenkomst schriftelijk vast:functie, salaris, uren, begindatum en of er een proeftijd is.
- Controleer het identiteitsbewijs van je werknemer en bewaar een kopie in je administratie.
- Laat je werknemer het formulier Opgaaf gegevens voor de loonheffingen invullen. Daarop kiest hij ook of je de loonheffingskorting toepast; dat mag maar bij één werkgever tegelijk.
- Regel een bedrijfsarts of arbodienst.Dat is verplicht, ook met één werknemer (Arbowet, artikel 14 en 14a).
- Kijk of er voor je branche een cao of een verplicht pensioenfonds geldt.
Elke maand
- Reken het brutoloon om naar nettoloon met de officiële tabellen van de Belastingdienst.
- Geef je werknemer een loonstrook waarop staat wat er is ingehouden.
- Doe loonaangifte en betaal de loonheffingen.Dat gaat per maand of per vier weken (13 keer per jaar); het tijdvak staat in de aangiftebrief en wisselen kan alleen per 1 januari.
Wat er nog meer bij hoort
- Je werknemer bouwt vakantiegeld op: minimaal 8% van het brutoloon. Je betaalt het in juni uit, of op een ander moment dat je schriftelijk afspreekt (vaak mei), en minstens één keer per jaar.
- Je werknemer is verplicht verzekerd tegen werkloosheid, ziekte en arbeidsongeschiktheid. Jij betaalt daar premies voor, die je met de loonaangifte meestuurt.
- Bij ziekte moet je het loon doorbetalen, in de meeste gevallen tot twee jaar. Een verzuimverzekering kan dat risico afdekken.
Hoe mijn-bedrijf.ai dit doet
- Bruto naar netto wordt gerekend met de officiële tabellen, inclusief bijzondere beloningen zoals vakantiegeld en een bonus.
- De loonstrook komt er als pdf uit en de loonaangifte staat klaar. mijn-bedrijf.ai verloont per maand; aangifte per vier weken kan het programma nog niet.
- Salarisadministratie zit in Starter en Business; per loonstrook betaal je een vast bedrag bovenop het abonnement (zie de prijzen op mijn-bedrijf.ai), dus een maand zonder personeel kost niets extra.
Lees ook
- Hoe lang moet je je administratie bewaren?De bewaarplicht, wat er precies onder valt, en of een foto van een bon genoeg is.2 min lezen
- Jaarrekening van je bv deponeren bij de KvK: zo doe je het zelfWanneer je bv de jaarrekening over het afgelopen boekjaar bij de KvK moet inleveren, wat erin moet en hoe je dat zonder accountant zelf doet.6 min lezen
- Boekhouding voor beginnende zzp’ers: waar begin je?De eerste stappen na je inschrijving bij de KvK, in de volgorde die je echt nodig hebt.2 min lezen
Woorden in deze gids
- tijdvak
- De periode waarover je aangifte doet: een kwartaal, een maand of een jaar.
- loonheffingennummer
- Het nummer waaronder je als werkgever loonaangifte doet.
- loonheffingskorting
- Een korting op de belasting over het loon. Je werknemer krijgt die maar bij één werkgever tegelijk.
- loonaangifte
- De aangifte waarin je als werkgever doorgeeft wat je werknemers verdienden en welke loonheffingen je inhield.
- loonheffingen
- De loonbelasting, premies en bijdragen die je als werkgever over het loon inhoudt of betaalt.
- bijzondere beloning
- Loon dat niet elke maand terugkomt, zoals vakantiegeld of een bonus.
- cao
- Afspraken over loon en werktijden die voor een hele branche gelden.
Dit is algemene uitleg, geen persoonlijk belastingadvies. Twijfel je over je eigen situatie? Vraag het na bij de Belastingdienst of bij je adviseur. Laatst nagelezen op 24 oktober 2026.
Cijfers en bronnen: