Btw terugvragen: wat mag wel en wat niet
Kort gezegd
De btw op inkopen die je voor je onderneming gebruikt, mag je aftrekken als voorbelasting. Je hebt er een geldige factuur voor nodig. Btw op eten en drinken in een horecagelegenheid is nooit aftrekbaar, en bij gemengd gebruik trek je alleen het zakelijke deel af.
Wat je mag aftrekken
- Inkopen die je voor je onderneming gebruikt: materialen, gereedschap, software, een laptop.
- Zakelijke diensten: je boekhoudprogramma, je hosting, een adviseur.
Let opJe hebt altijd een factuur nodig die aan de eisen voldoet. Een bonnetje zonder btw-vermelding volstaat niet.
Wat je niet mag aftrekken
- Eten en drinken dat je in een horecagelegenheid nuttigt. Dat is uitgesloten, ook bij een zakelijke lunch.
- Privé-uitgaven. Bij gemengd gebruik trek je alleen het zakelijke deel af. Een telefoon van € 600 plus € 126 btw die je voor 70% zakelijk gebruikt: je trekt € 88,20 af.
- Relatiegeschenken, giften en personeelsvoorzieningen als je in 2026 per persoon meer dan € 227 per jaar uitgeeft (zonder btw). Ga je daarover, dan trek je over het hele bedrag geen btw af. Bij een relatiegeschenk geldt dat alleen als de ontvanger de btw zelf ook niet (of grotendeels niet) zou mogen aftrekken.
In je aangifte
- De voorbelasting komt in rubriek 5b. Het verschil met rubriek 5a is wat je betaalt of terugkrijgt.
- Krijg je geld terug, dan stuurt de Belastingdienst je binnen enkele weken een brief en betaalt het uit op het rekeningnummer dat bij hem bekend is.
- Doe je mee aan de KOR, dan krijg je geen btw terug: dat hoort bij de regeling.
Hoe mijn-bedrijf.ai dit doet
- Bij het vastleggen van een bon kies je de categorie, en horeca wordt automatisch buiten de voorbelasting gehouden.
- De soort inkoop bepaalt de rubriek, dus buitenlandse inkopen komen vanzelf in 4a of 4b terecht.
Lees ook
- Btw-aangifte zelf doen: zo werkt hetWat je nodig hebt om zelf btw-aangifte te doen, welke vakken (rubrieken) je invult, en waar het meestal misgaat.3 min lezen
- Wanneer moet je btw-aangifte binnen zijn?Per kwartaal, per maand of per jaar: wanneer de aangifte en de betaling binnen moeten zijn, en wat er gebeurt als je te laat bent.2 min lezen
- De kleineondernemersregeling (KOR): wanneer is het slim?Wat de KOR inhoudt, vanaf welke omzet hij niet meer mag, en waarom hij niet voor iedereen voordelig is.2 min lezen
- Wat moet er verplicht op een factuur staan?De wettelijke eisen aan een factuur, plus de dingen die geen eis zijn maar je wel sneller betaald krijgen.2 min lezen
Woorden in deze gids
- rubriek
- Een vak in de btw-aangifte, zoals 1a voor je omzet tegen 21% of 5b voor je voorbelasting.
- voorbelasting
- De btw die je zelf hebt betaald op je zakelijke inkopen. Die trek je af van de btw die je moet betalen.
- KOR
- De kleineondernemersregeling. Met een kleine omzet reken je geen btw en doe je geen btw-aangifte.
Dit is algemene uitleg, geen persoonlijk belastingadvies. Twijfel je over je eigen situatie? Vraag het na bij de Belastingdienst of bij je adviseur. Laatst nagelezen op 24 oktober 2026.
Cijfers en bronnen:
- € 227 (2026): het drempelbedrag per persoon per jaar (zonder btw) voor relatiegeschenken, giften en personeelsvoorzieningen. Belastingdienst
- Belastingdienst: toelichting bij de btw-aangifte (aftrek en teruggaaf)