Btw terugvragen: wat mag wel en wat niet

De btw op inkopen die je voor je onderneming gebruikt, mag je aftrekken als voorbelasting. Je hebt er een geldige factuur voor nodig. Btw op eten en drinken in een horecagelegenheid is nooit aftrekbaar, en bij gemengd gebruik trek je alleen het zakelijke deel af.

Wat je mag aftrekken

• Inkopen die je voor je onderneming gebruikt: materialen, gereedschap, software, een laptop.
• Zakelijke diensten: je boekhoudprogramma, je hosting, een adviseur.
• Je hebt altijd een factuur nodig die aan de eisen voldoet. Een bonnetje zonder btw-vermelding volstaat niet.

Wat je niet mag aftrekken

• Eten en drinken dat je in een horecagelegenheid nuttigt. Dat is uitgesloten, ook bij een zakelijke lunch.
• Privé-uitgaven. Bij gemengd gebruik trek je alleen het zakelijke deel af.
• Relatiegeschenken en personeelsvoorzieningen boven een drempel per persoon per jaar.

In je aangifte

• De voorbelasting komt in rubriek 5b. Het verschil met rubriek 5a is wat je betaalt of terugkrijgt.
• Krijg je terug, dan duurt de uitbetaling meestal enkele weken na goedkeuring.
• Doe je mee aan de KOR, dan krijg je geen btw terug: dat hoort bij de regeling.

Hoe mijn-bedrijf.ai dit doet

• Bij het inboeken van een bon kies je de categorie, en horeca wordt automatisch buiten de voorbelasting gehouden.
• De soort inkoop bepaalt de rubriek, dus buitenlandse inkopen komen vanzelf in 4a of 4b terecht.